1、场地租赁费：根据别墅的面积和位置，以及租赁时间的长短来计算。

2、策划与执行费：包括活动策划、流程安排、节目编排等费用。

3、餐饮费：根据参与人数和餐饮标准来计算，包括饮料、水果等。

4、装饰布置费：包括场地布置、舞台搭建、灯光音响租赁等费用。

5、娱乐节目费：如请专业表演团队、设备租赁等费用。

6、交通费：接送参与人员的车辆租赁和油费等。

7、礼品费：根据参与人数和礼品档次来计算。

8、摄影及视频制作费：记录年会的精彩瞬间，以供日后回忆。

9、其他杂项费用：如应急备用金、活动期间可能产生的其他费用等。

以下是一个大致的费用分配示例：

1、场地租赁费：占总费用的20%-30%。

2、餐饮费：占总费用的25%-35%。

3、装饰布置费及娱乐节目费：占总费用的15%-20%。

4、其他费用（交通费、礼品费、摄影及视频制作费等）：占总费用的15%-25%。

费用仅为参考，具体费用还需根据您的需求和预算进行调整，建议您与专业的年会策划公司或个人进行沟通，根据您的需求和预算制定详细的策划方案和费用预算。